Az Erasmus+ záródokumentumok beadásával a hallgató teljesíti a támogatási szerződésben vállalt kötelezettségeit az elszámolásra vonatkozóan, egyben igényeli maradványösztöndíjának kifizetését.

HOGYAN KELL A MOBILITÁST ZÁRNI?

Az alább felsorolt dokumentumokat elektronikus úton kérjük eljuttatni kari koordinátora részére.

1. Az EU survey kitöltését igazoló email.
   A hallgatóknak kötelező az Erasmus+ mobilitásukra vonatkozó online beszámolót kitölteniük. A kitöltéshez automatikusan kapnak meghívót e-mailben, a Támogatási szerződésben megadott záró dátumot követő 1 napon belül. A kitöltésről szóló igazolást kell elküldenie! (Amennyiben nem találja a visszaigazoló e-mailt, a kitöltött beszámoló első oldalát csatolja.)
2. Transcript of Records/Traineeship Certificate, mely tartalmazza a hallgatónak a fogadó intézményben elvégzett minden kurzusát és azok kreditértékét, illetve a hallgató szakmai tevékenységét, továbbá a fogadó intézmény aláírását/pecsétjét stb. Szakmai gyakorlat esetén helyettesíthető a Learning Agreement After the Mobility dokumentummal.
3. Időtartam-igazolás. A kint töltött időtartam igazolására szolgál a Certificate of Attendance, részképzés esetén kérjük a sablont használni, de szakmai gyakorlat esetén elfogadható a Learning Agreement After the Mobility vagy Traineeship Certificate dokumentumokon szereplő, vagy más hiteles időtartam-igazolás is.
4. Zöld utazási forma igazolása: Amennyiben zöld utazási forma esetén nyújtott kiegészítő támogatásban részesült, köteles az utazási dokumentációt megőrizni, és azzal mobilitása zárásakor a megvalósult utazás zöld formáját igazolni. Ennek megfelelően kérjük, fokozottan ügyeljen az utazás során felhasznált jegyek megőrzésére! Az igazolás lehetséges formái:
   • utazási dokumentumok (utazási jegyek – pl. buszjegy, vonatjegy), melyek tartalmazzák a kiutazó nevét, az utazás dátumait, illetve a kiindulási és érkezési pontot
   • ennek hiányában (pl. autómegosztással, telekocsival utazás, név nélküli vonatjegy esetén) büntetőjogi nyilatkozat (ügyfélkapun keresztül, AVDH-s hitelesítéssel, vagy tollal aláírva és beszkennelve). Kérjük, hogy a "megjegyzés" részhez írja be, miért volt szükség büntetőjogi nyilatkozat kitöltésére (pl. "A vonatjegyen nem szerepel a nevem"), ill. autómegosztás esetén tüntesse fel az együtt utazó hallgató(k) nevét.
5. Fogyatékossággal élő vagy tartósan beteg hallgatók kiegészítő támogatásának elszámolása: Amennyiben részesült ebben a támogatásban, és tételes elszámolással tartozik, a támogatás elnyerésekor kapott e-mailben szereplő módon be kell nyújtania az ehhez szükséges dokumentumokat! Ennek hiányában mobilitása nem zárható le.

TOVÁBBI FONTOS TUDNIVALÓK A ZÁRÁSSAL KAPCSOLATBAN

Lehetőség van a korábban megadott bankszámlaszám módosítására (például azért, mert ösztöndíja második részletét másik számlára szeretné megkapni). Ehhez töltse ki a szerződésmódosítási űrlap megfelelő részeit hiánytalanul és hibátlanul! Az űrlapot elektronikusan, az “Elküld” gombbal kell véglegesíteni.  
Amennyiben utólag javítani/módosítani kívánja az űrlapon megadott adatokat, kérjük, ezt e-mailben jelezze az erasmus.out@dep.elte.hu címen, NE töltse ki újra az űrlapot! 

Figyelem! Részképzés esetén – a Támogatási szerződés 4.3 pontjának megfelelően – Erasmus+ ösztöndíjának 2. részlete csak akkor kerülhet kiutalásra, amennyiben az általános kreditelismertetési eljárásrend 2. pontjában részletezett, mobilitás alatti kötelezettségeit teljesítette.

Csakis teljes, hiánytalanul összeállított dokumentumcsomagot áll módunkban elfogadni. A hiányosan leadott csomagok visszaküldésre kerülnek kari koordinátorához hiánypótoltatásra, ami jelentősen lassíthatja a fennmaradó ösztöndíj összegének elutalását. Ezért nyomatékosan felhívjuk minden hallgató figyelmét, hogy csak akkor adja le kari koordinátoránál a csomagját, ha már minden szükséges dokumentumot beszerzett!

Ha a mobilitás időtartama rövidebb a Támogatási Szerződésen feltüntetett időtartamnál, akkor a mobilitás zárásakor az ösztöndíj újrakalkulálódik a rövidebb időtartamra vonatkozóan, a különbözetet pedig a hallgatónak vissza kell fizetnie az Erasmus+ program részére, amennyiben azt nem fedezi a mobilitás zárásakor utalandó 10% ösztöndíj összege.

Részképzésnél a minimálisan kötelező kreditszám nem teljesítése esetén a hallgatót csak az ösztöndíj összegének kreditarányos része illeti meg. Az ösztöndíj kreditarányát a támogatás teljes összegének és a minimálisan teljesítendő 20 kreditnek a hányadosa adja ki. Az ösztöndíj végleges összege a kreditarány és a nem teljesített kreditszám szorzatával csökken. A teljesített kreditek megállapítása a fogadó intézmény által kiállított Transcript of Records dokumentum alapján történik. Ugyanakkor a hallgató indokolt esetben felmentést kérhet a kredit nem teljesítés miatti visszafizetés alól. Ehhez egy kérvényt kell benyújtania a karra, amelyben részletesen leírja, hogy mi akadályozta a megfelelő számú kreditek megszerzésében. Kérjük, a részletekkel kapcsolatban kari koordinátoránál érdeklődjön!

Ha a fentiekkel kapcsolatban bármilyen további kérdése van, forduljon bizalommal Erasmus+ koordinátorához!

Együttműködését ezúton is köszönjük szépen.