A vis maior helyzet gyűjtőfogalom, amely olyan elháríthatatlan, a hallgató által nem befolyásolható, előre nem látható külső okokat, kivételes helyzeteket jelent,

• amelyek nem tulajdoníthatók sem a saját hibájának vagy gondatlanságának, sem a küldő vagy fogadó intézmény, illetve a mobilitás előkészítésében részt vevő más szervezet hibájának vagy gondatlanságának, és
• amelyek miatt a hallgató az Erasmus+ ösztöndíjához kapcsolódó, támogatási szerződésében meghatározott kötelezettségeinek nem tud eleget tenni (pl. tervezett mobilitását kénytelen lemondani vagy megkezdett mobilitását megszakítani).

Ilyen okok lehetnek jellemzően a természeti katasztrófák (földrengés, tűzvész, járvány stb.), bizonyos politikai-társadalmi események (háború, forradalom stb.), meghatározott állami-hatósági intézkedések (embargó, bojkott stb.), a hallgató súlyos betegsége.

Az alábbi négy vis maior helyzet alakulhat ki aszerint, hogy a mobilitás minimum időtartama* megvalósult-e, illetve hogy a hallgatónak a vis maior helyzet miatt keletkeztek-e rendkívüli, vissza nem téríthető költségei (pl. előre kifizetett szállásköltség, nem tervezett költségek a hazautazással kapcsolatban):

1. Ha a mobilitás minimum időtartama* megvalósult, és nem keletkeztek rendkívüli költségei, a hallgató jogosult
   • a kint töltött mobilitási időtartammal arányos támogatási összegre a támogatási szerződésben meghatározottak szerint.
2. Ha a mobilitás minimum időtartama* megvalósult, és keletkeztek rendkívüli költségei, a hallgató jogosult
   • a kint töltött mobilitási időtartammal arányos támogatási összegre a támogatási szerződésben meghatározottak szerint, továbbá jogosult lehet
   • a vis maior helyzet miatt keletkezett rendkívüli, vissza nem téríthető költségek megtérítésére, amennyiben azt egyéni méltányossági kérelemben kezdeményezi.
3. Ha a mobilitás minimum időtartama* nem valósult meg, és nem keletkeztek rendkívüli költségei, a hallgató jogosult lehet
   • a kint töltött mobilitási időtartammal arányos támogatási összegre a támogatási szerződésben meghatározottak szerint, amennyiben azt egyéni méltányossági kérelemben kezdeményezi.
4. Ha a mobilitás minimum időtartama* nem valósult meg, és keletkeztek rendkívüli költségei, a hallgató jogosult lehet
   • a kint töltött mobilitási időtartammal arányos támogatási összegre a támogatási szerződésben meghatározottak szerint, továbbá
   • a vis maior helyzet miatt keletkezett rendkívüli, vissza nem téríthető költségek megtérítésére, amennyiben azt egyéni méltányossági kérelemben kezdeményezi.

*A minimum időtartam hosszú távú mobilitások esetén 60 nap (2 hónap), rövid távú mobilitások esetén 5 nap.

A hallgató köteles a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn, de lehetőség szerint legkésőbb az eseményt követő tizenöt (15) naptári napon belül bejelenteni a már bekövetkezett vis maior eseményt az ELTE kari, illetve központi kapcsolattartó munkatársának.

A kari nemzetközi irodák elérhetősége.

A kapcsolattartó központi munkatárs elérhetősége mobilitási típustól függően:

• Európán belüli hosszú távú hallgatói mobilitás: erasmus.out@dep.elte.hu
• Európán belüli rövid távú hallgatói mobilitás: erasmus.short@dep.elte.hu
• Európán kívüli hosszú vagy rövid távú hallgatói mobilitás, szakmai gyakorlat: erasmus.icm@dep.elte.hu

A vis maior eljárásrend annak megfelelően alakul, hogy a mobilitás kötelező minimum időtartama megvalósult-e. Hosszú távú hallgatói mobilitások esetén a minimum időtartam 60 nap (2 hónap), rövid távú hallgatói mobilitások esetén 5 nap. Ha a minimum időtartam nem valósul meg, a mobilitás érvénytelennek minősül, így egyéni méltányossági kérelem benyújtására akkor is szükség van, ha nem keletkeztek rendkívüli költségei.

Egyéni méltányossági kérelem benyújtására tehát a I. pont/2-4. sz. helyzetben van szükség (a részleteket lásd a III. pontban).

Amennyiben a hallgató vis maior kérelmet nyújt be (I./2–4. sz. helyzet), és azt a Tempus Közalapítvány támogatja, automatikusan felmentést kap a minimum kredit nem teljesítése miatti visszafizetési kötelezettség alól. Ha nincs szükség vis maior kérelem benyújtására (I./1. sz. helyzet) a hallgató a vis maior helyzetre való tekintettel felmentést kérhet a kredit nem teljesítés miatti visszafizetés alól. Ennek részleteit lásd itt: Európán belüli mobilitások, Európán kívüli mobilitások.

További tennivalók, ha a mobilitás minimum időtartama megvalósult, és nem keletkeztek rendkívüli költségei (I./1. sz. helyzet)

A hallgató a kint töltött mobilitási időtartammal arányos támogatási összegre jogosult, a fennmaradó támogatási összeget teljes egészében vissza kell fizetnie az ELTE megadott bankszámlájára történő átutalással, az erre vonatkozó felszólítás kézbesítését követő harminc (30) naptári napon belül. Az elszámolás és visszafizetés minden esetben euróban történik, a mindenkori napi árfolyamon (vagyis az ELTE megadott számláját kezelő bank árfolyamán).

A mobilitás ténylegesen megvalósult időtartamát a fogadó intézmény által kiállított időtartam-igazolás (Certificate of Attendance) dokumentummal kell igazolni. Ha a fogadó intézmény nem tud ilyet kiállítani, vagy rövidebb időtartamot igazol le, mint amit ténylegesen kint töltött, vis maior helyzetben az utazási dokumentáció (pl. a repülőjegyen, vonatjegyen szereplő dátum) is elfogadható a kint töltött időtartam igazolására.

Ugyanakkor, ha részképzés esetén a hallgató emellett csak részben vagy egyáltalán nem teljesíti a minimális kreditkövetelményt, akkor csak az ösztöndíj összegének kreditarányos része illeti meg (kivéve doktori hallgatók). Az ösztöndíj kreditarányát a támogatás teljes összegének és a minimálisan teljesítendő 20 kreditnek a hányadosa adja ki. Az ösztöndíj végleges összege a kreditarány és a nem teljesített kreditszám szorzatával csökken. A teljesített kreditek megállapítása a Learning Agreement After the Mobility (vagy a fogadó intézmény által kiállított Transcript of Records) dokumentum alapján történik. A kredit nem teljesítés miatti visszafizetés alól – kari döntés és támogatás alapján – a hallgató felmentést kérhet.

Ha a hallgató vis maior kérelmet szeretne benyújtani, azt legkésőbb

• meg nem kezdett mobilitás esetén a vis maior eseményt követő,
• megkezdett mobilitás esetén a hazajövetelt követő

15 naptári napon belül kell megtennie. Határidőn túl kérvény csak abban az esetben fogadható be, ha arra a hallgató önhibáján kívül került sor. A kérelmet az alábbi módon szükséges benyújtani:

1. Vis maior kérvény

Letölthető excel sablon.

• Töltse ki a megfelelő adatokat, tüntesse fel a mobilitási időszak szerződés szerinti, valamint – megkezdett mobilitás esetén – a ténylegesen megvalósult kezdő és záró dátumát.
• Amennyiben nem rendelkezik a támogatási szerződésében szereplő adatokkal, forduljon a kapcsolattartó központi munkatárshoz (ld. II. pont).
• A kérvény „Indoklás” részében röviden és érthetően ismertesse:
  • a mobilitás meghiúsulásához vezető vis maior körülményeket,
  • amennyiben kérvényét önhibáján kívül nem a megjelölt 15 napos határidőn belül nyújtja be, a határidő be nem tartásához vezető külső körülmények ismertetését (pl. kórházi kezelés miatt nem volt rá lehetősége),
  • amennyiben a vis maior helyzettel összefüggésben, illetve az időarányos ösztöndíjjal fedett időszakon kívül keletkeztek rendkívüli költségei, egy-egy felmerült költség érthető alátámasztását. Esetleges részletes magyarázatát és számításai levezetését kérjük, külön dokumentumban vagy e-mailben tüntesse fel, az átláthatóság érdekében.
• A kérvényben tételesen vezesse fel a felmerült és kérvényezett pluszköltségeket – ezeket minden esetben euróban kell feltüntetni. Amennyiben az adott összeget más valutában (forint, font stb.) fizette, ezeket egy külön excel sablonban tüntesse fel. A sablon letölthető innen. Amennyiben nem merült fel rendkívüli költsége, ezt a részt hagyja üresen.
• A kérvényben nevezze meg a vis maior helyzetet, illetve a felmerült rendkívüli költségeket alátámasztó dokumentumokat (mellékleteket) is. További információ: III. 2. pont (Elszámolható költségek) és III. 3. pont (Kötelező mellékletek).
• A kitöltött excel formátumú kérvényt kérjük az alábbi séma alapján átnevezni: „vezeteknev_keresztnev_vis_maior_kerveny”

2. Elszámolható költségek

• Olyan költségek, melyek azzal kapcsolatban keletkeztek, hogy mobilitását nem tudta megkezdeni, vagy hamarabb haza kellett jönnie. Az igazoltan kint töltött időszakra vonatkozó költségek (beleértve a kiutazás költségét) tehát nem elszámolhatók megkezdett mobilitás esetén, azokat az időarányos Erasmus+ ösztöndíj fedezi.
• Ha kiutazásra nem került sor: a már kifizetett és vissza nem téríthető költségek, pl. az utazással, szállással, biztosítással kapcsolatban.
• Ha a mobilitás elkezdődött, de idő előtt meg kell szakítani: a nem tervezett és vissza nem téríthető költségek (pl. hirtelen hazautazás költségei), a hazautazás utáni időszakra vonatkozó költségek (pl. a szállás, biztosítás költségeinek a kint nem töltött időszakkal arányos része).
• Csak a mobilitáshoz szorosan kapcsolódó, nem visszatéríthető költségek számolhatók el!  A fel nem használt szolgáltatások árát előbb írásban vissza kell igényelni a szolgáltatótól (a lakás bérbeadójától, a légitársaságtól stb.), az erről szóló levelezést a kérvényhez csatolni kell. Amennyiben a szolgáltatás ára eleve nem volt visszatéríthető (pl. fel van tüntetve a kifizetett vonatjegyen, repülőjegyen, bármilyen szerződésben), úgy elég az ezt tartalmazó dokumentumot benyújtani.
• Alapvetően a szállással (bérleti díj, kaució stb.) és az utazással (repülőjegy, vonatjegy, buszjegy, autóbérlés, taxi stb.) kapcsolatos, nem visszatéríthető költségek számolhatók el, de adott esetben más költségek (pl. bérlet, biztosítás, diákigazolvány, számlanyitás) is felmerülhetnek.

3. Kötelező mellékletek

• Rendkívüli költségek esetén igazolás, hogy a kérvényezett összegek nem visszatéríthetők (pl. e-mail levelezés a szolgáltatóval).
• Alátámasztó dokumentumok a felmerült vis maior költségekről: pl. számlák, kifizetési igazolások, bérleti szerződés, egyéb dokumentumok. Az eredetileg papír alapú dokumentumokról szkennelt (akár mobiltelefon kamerájával olvashatóan befotózott) másolat is elfogadható. A dokumentumoknak egyértelműen igazolniuk kell, hogy a visszaigényelt költség a kérelmet benyújtó utazásához kapcsolódik, és hogy azt a kérelmező valóban kifizette. Kérjük, a kérvényben beazonosíthatóan nevezzék meg az igazoló dokumentumokat!
  • Utazási költség (repülőjegy/buszjegy/vonatjegy) igazolása: Amennyiben megvalósult az utazás, a költséget a jeggyel és a számlával, vagy a foglalás visszaigazolásával, valamint a kifizetésről szóló bankszámlakivonattal tudja igazolni. A visszaigazoláson látszódnia kell a névnek, helynek, időnek, összegnek.
  • Szállásfoglalás kifizetésének igazolása: helyszín, időtartam, összeg és azonosító (név és/vagy e-mail cím) lehetőleg szerepeljen az igazoláson.
  • Biztosítás kifizetésének igazolása: biztosítási kötvény pdf vagy szkennelt másolata, melyen jól láthatóan szerepel a név, időtartam, úti cél, összeg; valamint a kifizetést igazoló banki bizonylat.
• Megkezdett mobilitás esetén: időtartam-igazolás a fogadó intézménytől. Ha a fogadó intézmény nem tud ilyet kiállítani Önnek, vagy rövidebb időtartamot igazol le, mint amit ténylegesen kint töltött, vis maior helyzetben az utazási dokumentáció (pl. a repülőjegyen, vonatjegyen szereplő dátum) is elfogadható a kint töltött időtartam igazolására.
• Ha a megkezdett mobilitás alatt tárgyakat is sikerült teljesíteni, a Transcript of Records dokumentum.

4. A kérelem benyújtása

Az excel formátumú kérelmet minden melléklettel együtt e-mailben kérjük leadni „vis maior” tárggyal a központi kapcsolattartónak:

• Európán belüli hosszú távú hallgatói mobilitás: erasmus.out@dep.elte.hu
• Európán belüli rövid távú hallgatói mobilitás: erasmus.short@dep.elte.hu
• Európán kívüli hosszú vagy rövid távú hallgatói mobilitás, szakmai gyakorlat: erasmus.icm@dep.elte.hu

A benyújtott anyagot az ELTE munkatársai ellenőrzik, szükség esetén javítják, hiánypótlást kérnek. A hiánypótlásra a felszólítástól számított 20 naptári nap áll rendelkezésére. (Amennyiben a hiánypótlási határidőt nem tudja tartani pl. a szolgáltató miatt, kérjük, hogy mindenképpen jelezze a központi kapcsolattartónak.) Ezután a kérelmet visszaküldik a hallgatónak hitelesítésre, majd a végleges dokumentumokat késedelem nélkül, a benyújtást követő legkésőbb 30 naptári napon belül intézményi javaslattal továbbítják a Tempus Közalapítványhoz elbírálásra.

5. A kérelem bírálata

Az Egyetem állásfoglalása és javaslata alapján a Tempus Közalapítvány minden esetben egyedileg dönt a kérelemben foglaltakról.

A kérelmet az Egyetem tételes javaslattétellel továbbítja a Tempus Közalapítványnak egyedi elbírálásra. Ha az elbírálás során a Tempus Közalapítvány hiánypótlást kér, annak benyújtására az Egyetem központi kapcsolattartójának felszólításától számítva 30 naptári nap áll a hallgató rendelkezésére. Amennyiben a megadott határidőre nem érkezik be a hiánypótlás, akkor a Tempus Közalapítvány a rendelkezésére álló dokumentumok alapján hozza meg a döntést. A hallgató vis maior kérelmét a döntés meghozataláig visszavonhatja.

A hallgatót a központi kapcsolattartó e-mailben értesíti a döntésről, ezután a hallgatónak 8 napig van lehetősége fellebbezésre a központi kapcsolattartónál.