I. Általános rendelkezések

Az új koronavírus járványos terjedésére tekintettel meghozott hatósági és járványügyi intézkedések, kormányzati elvárások alapján széles körben megengedett az otthoni munkavégzés. Minden olyan feladat- és munkakörben távoli a feladatellátás, ahol az – jellegére tekintettel – nem kizárt.

Az Egyetem meglévő munkafolyamatai papíralapúak és személyes kontaktusokra épülnek, ami jelenleg kerülendő. Ilyen körülmények között a folyamatos működés fenntartása és az Egyetemet terhelő kötelezettségek teljesítése végett az alapvető működtetési folyamatokat elektronikus úton szerveztük meg: ahol azt jogszabály nem zárja ki, a korábbi papíralapú, valamennyi szereplőtől saját kezű aláírást megkövetelő gazdálkodási folyamatot az Egyetem rendelkezésére álló elektronikus eszközökre tereljük át.

Az elektronikus úton kialakított eljárásrendek alapelve, hogy a papíralapú ügyvitelt kiváltja az olyan elektronikus úton tett nyilatkozat, melyet az arra jogosult az ELTE informatikai rendszerében biztosított felhasználónevével és jelszavával hoz létre, „ír alá”. Ilyen az @...elte.hu végződésű e-mail-címről, az ELTE központi vagy az Informatikai Kar levelezőszerveréről érkező elektronikus levél, továbbá a felhasználónév + jelszó eléréssel biztosított, az Informatikai Igazgatóság által üzemeltetett központi azonosságkezelést alkalmazó, naplózott elektronikus tárhelyen végzett cselekmény, megtett nyilatkozat. Az ELTE az informatikai rendszereihez a hozzáférést minden esetben személyes azonosítás alapján, személyre szólóan biztosítja, egyedi felhasználónév és egyedileg biztosított és megváltoztatható jelszó kiadása mellett.

A felhasználó köteles a munkavégzése során leveleit elektronikus postafiókjából indítani és fogadni, az elektronikus rendszerekben felhasználónevével és jelszavával magát azonosítani. Köteles továbbá jelszavát más személytől óvni. A felhasználónak az ELTE levelezőrendszerében vagy tárhelyén, munkafolyamataiban valamennyi elektronikusan tett nyilatkozata érvényesen és személyesen megtett nyilatkozat. Ezért a pénzügyi jogkör gyakorlók elektronikus levelezésben vagy elektronikus rendszerben megtett nyilatkozata egyenértékű a papíralapú aláírásukkal.

A munkahelyi elektronikus címek, függetlenül attól, hogy a munkavállaló vagy a szervezeti egysége nevére szólnak-e, kizárólag hivatali, a munkavégzéshez kapcsolódó levelezésre használhatók. Személyes levelezést nem szabad a munkahelyi e-mail-fiókból intézni.

A hivatalos emailcím magán e-mail-fiókra (pl. gmail.com) történő átirányítása tilos, amit az általános tiltó szabályokon túl az egyetemi informatikai erőforrásokra nehezedő fokozott terhelés is indokol. A munkáltató a fenti szabályok betartását ellenőrizheti, továbbá az elektronikus levelek automatikus átirányítását letilthatja.

II. Elektronikus ügymenet munkaügyekben, és a bérszámfejtést érintő iratok megküldésének rendje

A munkaügyi dokumentumokat, javaslati lapokat a szokásos rendben kell előkészíteni, jóváhagyását (munkáltató, kötelezettségvállaló, fedezetigazoló/ellenjegyző) a szokásos folyamatban elektronikus úton (e-mailben) kell megküldeni az Emberi Erőforrás Igazgatóság számára.

A Magyar Államkincstár is átállt a teljes elektronikus levelezésre a munkaügyi dokumentumok kapcsán, a feltétlenül eredetiben szükséges iratokat pedig postán, tértivevénnyel küldi meg és fogadja.

Erre (is) tekintettel a jogviszonyhoz kapcsolódó, bérszámfejtést érintő iratokat – adókedvezményeket igénylő kérelmeket, táppénzes lapokat stb. – elsősorban elektronikus úton (telefonos fotó, szkennelés) kell elküldeni az illetmenyszamfejtes@kancellaria.elte.hu címre, és utólag – vagy ha elektronikusan nincs mód elküldeni az iratot, akkor – postán tértivevényes küldeményként kell elküldeni az Emberi Erőforrás Igazgatóságra (1056 Budapest, Szerb utca 21–23.)

Kérünk minden vezető munkatársat, munkaügyi ügyintézőt, ha fennakadást tapasztal vagy irat nélküli információja van, a HR igazgatónak elektronikus úton jelezze. Valamennyi dokumentumot nyomon követjük és feldolgozzuk, de ennek az a feltétele, hogy tudjuk, kitől mi várható.

Mindenkitől fegyelmezett ügyintézést várunk, kérjük, hogy a kollégák jövedelmeivel kapcsolatos ügyeket, dokumentumokat soron kívül kezeljék. Fontosnak tartjuk, hogy valamennyi munkatársunk rendben megkapja a havi járandóságát, senki ne maradjon (részben vagy egészben) járandóságai nélkül. A havi zárás várhatóan 2020. március 31-én lesz, a számlákon várhatóan 2020. április 3-án lesz elérhető a márciusi illetmény.

III. A „sétálólap” kezelése

Közalkalmazotti jogviszony megszüntetése esetén a kiléptetés feltétele az elszámolás végrehajtása. Az elszámolás során (a „sétálólapon”) különböző szervezeti egységektől kell beszerezni az igazolásokat a tartozásmentességről.

Jelenleg „sétálásra” nincs mód, ezért az elszámolás zökkenőmentes lebonyolítása érdekében a tartozásmentesség igazolásához a munkavállaló szervezeti egységének adminisztratív feladatok elvégzését segítő kollégája elektronikusan szerezze be az „aláírásokat” (e-mailben megírt jóváhagyásokat) azoktól a szervezeti egységektől, amelyek erre jogosultak és fel vannak tüntetve a nyomtatványon.

A munkahelyi vezető csak abban az esetben írja alá az elszámolólapot, ha azon valamennyi igazolható elszámolás ki van töltve a beérkezett e-mailek/engedélyek alapján. Kizárólag az ő aláírásával tudjuk elszámolni a kilépő munkatársat, így felelősséget az elszámoló lapon szereplő adatokért az aláíró visel (természetesen az alátámasztó elektronikus levelek aláíróival ezen felelőssége megosztott).

A fentiek szerint elkészített elszámolólapot szkennelve, elektronikusan kell megküldeni az Emberi Erőforrás Igazgatóság részére. 

Jelen folyamat nem érinti a hallgatói szerződéssel rendelkező és azon jogviszony megszűnésével kapcsolatos folyamatot, ahol továbbra is az egyszerűsített elszámolás van érvényben.