KÉRDŐÍV / Segédlet konferenciák, kutatások és egyéb adatkezeléssel járó tevékenységek tervezéséhez

Kedves Kolléga!

Az alábbi kérdések megválaszolása segít Önnek az adatkezelési tájékoztató elkészítésében (MINDEN MEZŐ KITÖLTÉSE KÖTELEZŐ):

MEGJEGYZÉS:
Az adatkezelési tájékoztatónak az adatkezelés megkezdése előtt el kell készülnie. Pl. a rendezvényre meghívással egyidejűleg megismerhetővé kell tenni, vagy ha regisztrációhoz kötött az esemény, de a regisztráció előtt meghívót nem küldenek, akkor a regisztráció időpontjáig.

2. A rendezvény támogatásból (pl. EU-s, költségvetési) valósul meg?

MEGJEGYZÉS:
Támogatásból megvalósuló rendezvénynél a támogató egyes dokumentumokat (pl. jelenléti ív, fényképek) csatolását követeli meg a támogatással való elszámoláshoz – az ezeken szereplő személyes adatokat, az adatkezelés célját (támogatással való elszámolás), a támogató által előírt őrzési időtartamot fel kell tüntetni az adatkezelési tájékoztatóban.

3. Regisztrációs felület, online rendezvény platformja

a) A regisztráció, illetve ha (legalább részben) online környezetben tervezett eseményről van szó, akkor maga a rendezvény milyen platformon keresztül történne?

 

3.a.1) Regisztráció:

MEGJEGYZÉS:
Lehetőleg kerüljék el a Google szolgáltatásait. Pl. a regisztrációkhoz ELTE-s felület is rendelkezésre áll.

MEGJEGYZÉS:
A platformot üzemeltető céget/szervezetet adatfeldolgozónak tekintjük, amellyel valószínűleg adatfeldolgozói szerződést kell kötnie az adatkezelőnek. Adatfeldolgozónak számít pl. az MS Teams és a Zoom is.

3.b) A regisztrációs felület úgy lett-e kialakítva, hogy nyilatkoztatja-e az érintetteket az adatkezelési tájékoztató megismeréséről?

MEGJEGYZÉS:
A regisztrációs felületen fontos az érintetteket nyilatkoztatni arról, hogy megismerték (nem elfogadták) az adatkezelési tájékoztatót, pl. check box formájában, amelynek bejelölése nélkül nem engedi a rendszer továbblépni/regisztrálni a jelentkezőt.
Már a regisztrációs felület kialakításához szükség lehet az adatvédelmi tisztviselő (dpo; adatvedelem@elte.hu) tanácsaira – pl. az adatkezelési tájékoztató hova kerüljön fel; hogyan igazolható az, hogy az adatkezelési tájékoztatót az érintettek részére elérhetővé tették a szervezők.

4. Kiviszik-e a kezelt adatokat az EU-ból (pl. amerikai szoftver- vagy tárhelyszolgáltató cégek)?

MEGJEGYZÉS:
Amennyiben igen, az adatvédelmi tisztviselő bevonásával vizsgálni kell, igénybe lehet-e venni a szolgáltatást.

5. Érintetti kör 

5.a) Kezelnék-e kiskorúak adatait?

MEGJEGYZÉS:
1. az EU adatvédelmi rendelete (GDPR) kiemelt védelmet kíván nyújtani a gyermekeknek = 18 év alattiak
2. ha a rendezvény iskolaidőben történik, szülői engedély kellhet, ill. igazolás az iskolának.

5.b) Milyen formában? (írja le egyértelműen! Pl. nem mindegy, hogy résztvevőről vagy előadóról van szó)

5.c) 14 éven aluliakat/14. évüket betöltött, de 18 év alattiakat érint az adatkezelés?

5.d) Jelölje be az érintettek típusait (akár több lehetőséget is)!

6. Kezelnének-e a GDPR által kiemelten védett, azaz különleges adatokat *

MEGJEGYZÉS:
Pl. allergia, fogyatékosság, koronavírus elleni védettség ténye.
* GDPR 9. cikk (1) bekezdése határozza meg a különleges adatok fajtáit: „(1) A faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok...”

7. Valamennyi adat az érintettől származik?

MEGJEGYZÉS:
Amennyiben az adatkezelés kiterjed olyan adatokra is, amelyet nem az érintett szolgáltatott, az adatok forrásáról is tájékoztatni kell az érintettet.

8. A rendezvényen való részvétel formája

8.a) Az online eseményen a kamerát bekapcsolhatják a résztvevők?

8.b) Az online eseményen a mikrofont bekapcsolhatják a résztvevők?

9. Közvetítik élőben az eseményt (akár személyes, akár online)?

10. Készül fénykép, felvétel?

MEGJEGYZÉS:
A kezelendő adatok miatt fontos átgondolni, hogy az eseményt online/személyes részvétellel és online (hibrid) módon rendezik-e, élőben közvetítik-e, rögzítik-e/készülnek-e fénykép-, illetve videófelvételek. Ugyanis személyes adat többek közt a képmás, a hang, a felvételen látható környezet, online alkalmazások esetében a profil neve, ahhoz tartozó fénykép is. Ezért azokat a kezelt adatok körében szerepeltetni kell.

11. Az, aki a felvételeket készíti, ELTE-s alkalmazott?

MEGJEGYZÉS:
Ha nem ELTE alkalmazott, akkor őt adatfeldolgozóként kell feltüntetni az adatkezelési tájékoztatóban.

12. Hogyan és hol akarják felhasználni a felvételeket?

MEGJEGYZÉS:
Pl. mely kiadványban, mely weboldalakon (ezt is fel kell tüntetni az adatkezelési tájékoztatóban).

13. A felvételen

14. Lesz absztraktfüzet/programfüzet?

15. Röviden foglalja össze, hogy miről szól a rendezvény/képzés

A kérdések megválaszolása nem pótolja az adatkezelési tájékoztatót!

Azt Önnek, mint adatkezelőnek kell elkészíteni az adatkezeléshez illeszkedő valamely minta alapján.

Ha a tájékoztató tervezet ellenőrzése érdekében igényli az Adatvédelmi Iroda (adatvedelem@elte.hu) segítségét, az adatkezelés pl. regisztrációs felület megnyitása; meghívó kiküldése; kutatáshoz adatgyűjtés előtt legalább 2 héttel küldje meg a korrektúrával kitöltött mintát.

Kérjük, adja meg e-mailt címét, amelyre a visszaigazolást küldjük!

A weboldalon „cookie”-kat („sütiket”) használunk, hogy biztonságos böngészés mellett a legjobb felhasználói élményt nyújthassuk látogatóinknak. A cookie-beállítások bármikor megváltoztathatók a böngésző beállításaiban. További információ

Elfogadom